NOS ENGAGEMENTS DANS LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

OPHÉA vous informe de ses engagements en matière de protection de vos données personnelles dans le cadre de l’utilisation du site web de la bourse d'échange de logements.

Cette charte présente dans un document unique des informations claires, simples et sincères concernant les traitements de données opérés par la plate-forme des attributions et des mutations. Elle vous permettra de mieux comprendre quelles sont les informations et les données à caractère personnel (ci-après dénommées « les données personnelles ») que nous collectons et l’utilisation que nous en faisons pour vous apporter de nouveaux services dans le respect de tous vos droits sur vos données personnelles.
 

OPHÉA s’engage sur les principes essentiels pour le respect des droits fondamentaux et de l’ensemble des lois et réglementations en vigueur :

• Transparence : nous vous fournissons toutes les informations utiles sur les finalités et les destinataires de vos données collectées
• Légitimité et pertinence : nous collectons et traitons uniquement les données nécessaires aux finalités déclarées ;
• Confidentialité et intégrité : nous mettons en place toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la divulgation, la perte, l’altération ou l’accès par un tiers non autorisé ;
• Conservation : nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire aux fins du traitement ou du service déterminé ;
• Droit d’accès : nous vous offrons la possibilité d’accéder, de modifier et de corriger vos données personnelles directement via votre espace personnel sur le site. Nous nous tenons également à votre disposition pour exercer votre droit de suppression.

Vos données personnelles sont recueillies dans le cadre exclusif de votre inscription sur le site de la bourse d'échange de logements OPHÉA et des services associés.

Les données personnelles sont collectées par le formulaire d’inscription, et les données obligatoires sont précisées par un astérisque « * » ;

Pour bénéficier des services de le site de la bourse d'échange de logements OPHÉA, et valider votre inscription, il est nécessaire de collecter :

• Vos nom, prénom, date de naissance, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone fixe, professionnel ou mobile ;
• La description de l'annonce ;
• Votre référence locataire et la typologie, adresse postale, commune et photos de votre logement actuel ;
• Votre identifiant de connexion

Pour affiner votre recherche, il est nécessaire également de collecter :

• les communes recherchées (5 maximum), ainsi que les typologies de logements souhaitées (3 maximum).

Conformément à la loi, nous ne collectons en aucun cas les catégories particulières de données personnelles que sont les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, les données personnelles génétiques, les données personnelles biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, les données personnelles concernant la santé ou les données personnelles concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.

Ces catégories de données personnelles particulières ne font jamais l’objet d’une collecte ou d’un traitement par OPHÉA dans le cadre de la bourse d'échanges de logements OPHÉA.

OPHÉA s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées au degré de sensibilité des données personnelles pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés. 

A ce titre, par exemple nous nous engageons à procéder à la pseudonymisation ou à l’anonymisation, selon les cas, des données personnelles dès que cela est possible ou nécessaire.

Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux collaborateurs de OPHÉA et aux bailleurs partie de la plate-forme des attributions et des mutations, ou prestataires agissant pour le compte OPHÉA, qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leurs missions. Toutes les personnes ayant accès à vos données sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

Dans un souci permanent de sécurité et de protection, nous vous encourageons également à faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos données personnelles et à protéger vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette) contre tout accès non souhaité, voire malveillant, par un mot de passe robuste, qu’il est recommandé de changer régulièrement. Si vous partagez un terminal, nous vous recommandons de vous déconnecter après chaque utilisation.

Nous avons désigné un délégué à la protection des données et un référent à la protection des données personnelles, joignable à l'adresse dpo@ophea.fr

OPHÉA est responsable du traitement de données à caractère personnel. OPHÉA, en qualité d’éditeur,  et Clevertech, en qualité de sous-traitant responsable de la maintenance et de l’hébergement, sont responsables quant à la mise en œuvre des mesures générales de sécurité.

La finalité du traitement de données personnelles est de faciliter les échanges de logements sociaux pour les locataires des bailleurs adhérents à la bourse d'échange de logements dans le respect de la règlementation du code de la construction et de l’habitation. 

Nous utilisons vos données conformément aux conditions de notre charte, aux conditions générales d’utilisation du site de la bourse d'échange de logements, et ce dans une préoccupation de transparence et de sécurité de vos données. Cas d’utilisation :

• pour la vérification de votre identité et de votre éligibilité à la bourse d'échange de logements,
• pour permettre la mise en relation avec d’autres locataires intéressés par votre logement, après acceptation de la levée d’anonymat,
• pour générer et soumettre un formulaire d’engagement en vue d’un échange,
• pour permettre au service interne OPHÉA de gérer et instruire les demandes d'échanges de logement.

Nous utilisons également les données anonymes de navigation collectées, après consentement uniquement, à des fins de statistique, de mesure d'audience, d'identification des erreurs et d'amélioration du site interne.

Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte vos intérêts et vos droits fondamentaux. A ce titre, ils s’accompagnent de mesures et garanties pour assurer la protection de vos intérêts et de vos droits, tout en établissant un juste équilibre avec les intérêts légitimes que nous poursuivons.

Les données à caractère personnel vous concernant sont collectées, lors de la création de votre espace membre. Elles sont accessibles via votre compte. Les champs identifiés par un astérisque doivent obligatoirement être renseignés et permettent notamment de s’assurer de l’identité du locataire et vérifier les conditions d’éligibilité du logement. À défaut, vous ne serez pas en mesure de bénéficier des fonctionnalités et services proposés par la plateforme.

Nous veillons à ce que seules des personnes habilitées puissent accéder à vos données personnelles :

• OPHÉA et les personnes habilitées au sein de son organisation pour le traitement de votre demande d’inscription, la validation de votre annonce, et le traitement de votre demande d’échange avec un autre locataire, au travers de la bourse d'échange de logements.
• Les locataires avec lesquels vous prenez contact, après acceptation de la levée d’anonymat de leur part.
• Les locataires qui souhaitent prendre contact avec vous, après acceptation de la levée d’anonymat de votre part.

Nos prestataires de services peuvent également être destinataires des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur aurons confiées. (exemple : opération de maintenance sur le site).

Certaines données personnelles peuvent aussi être adressées ponctuellement et sur demande à des tiers pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou conventionnelles ou aux autorités légalement habilitées. Les opérations avec un tiers destinataire de vos données font l’objet d’une convention afin de vous assurer de la protection de vos données et du respect de vos droits. Ces tiers ne sont pas habilités à utiliser ces données dans un cadre autre que celui défini par la convention, et en aucun cas autorisé à conserver ou exploiter ces données à leurs propres fins.

Les données personnelles sont conservées le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
La durée de conservation peut varier selon les événements suivants :

Evènement déclencheur	Traitement et délais
Inactivité du compte	Mail d'information avant désactivation au bout de 45 jours. Compte désactivé au bout de 60 jours. Le compte et les données collectées du locataire dans les 10 jours suivant la désactivation du site. Possibilité de réactiver le compte dans ce délai par le locataire.
Désinscription par le locataire	Désactivation immédiate de l'annonce du locataire. Suppression définitive du compte locataire sous 8 jours. Possibilité de réactiver le compte dans ce délai par le locataire s'il se reconnecte ou par son gestionnaire à la demande du locataire.
Validation d’un accord d’échange entre deux locataires	Suppression immédiate et définitive des comptes des locataires concernés, et des données collectées les concernant dans les 2 jours suivants la date de signature de l'accord.
Décès du locataire	Traitements et délais dans le cadre de l'Inactivité du compte. Suppression manuelle du compte dans les 8 jours ouvrés suivant l'annonce du décés à OPHÉA.

 

Conformément à la loi « informatique et libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de portabilité, d'effacement, de rectification ou de limitation aux informations qui vous concernent.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale informatique et libertés (https ://www.cnil.fr/).

Pour toute demande relative à ces droits vous pouvez contacter la personne en charge de l’exercice du droit d’accès à l’adresse suivante : dpo@ophea.fr.

Les données collectées dans le cadre de la bourse d'échange de logements sont stockées en France, dans le respect de la législation Française et de la réglementation Européenne.

L’exécution d’une obligation contractuelle ou précontractuelle dans le cadre du traitement de la demande d'échange de logement.

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Glossaire

« Anonymisation » est définie comme « le résultat du traitement des données personnelles afin d’empêcher, de façon irréversible, toute identification » ;

« Pseudonymisation » est une technique qui consiste à remplacer un identifiant (ou plus généralement des données à caractère personnel) par un pseudonyme. Cette technique permet la ré-identification ou l’étude de corrélations en cas de besoin particulier.

« Collecter », s’entend du fait de recueillir des données à caractère personnel. Cette collecte peut s’effectuer, notamment, à l’aide de questionnaires ou de formulaires en ligne ;

« Consentement », votre consentement s’entend de toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle vous acceptez, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel vous concernant fassent l'objet d'un traitement ;

« Données à caractère personnel » ou « données personnelles », désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable; qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

« Droit d’accès » : désigne l’ensemble des droits fondamentaux tels que décrit dans la réglementation Européenne , portant sur :

• le droit à l’information ;
• le droit d’accès ;
• le droit de rectification ;
• le droit à l’effacement ou droit à l’oubli ;
• le droit à la portabilité ;
• les droits d’opposition ;
• le droit à la limitation du traitement ;
• le droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de ses données personnelles après sa mort.

« Limitation de traitement » s’entend du marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur ;

« Responsable de traitement » est la personne ou l'organisme qui, seul ou conjointement, détermine les objectifs et les modalités de traitement de vos données personnelles ;

« Sous-traitant » est celui qui traite des données à caractère personnel pour le compte de la personne, de la structure ou de l’organisme responsable du traitement ;

« Tiers » se réfère à toute personne autre que OPHÉA, ses bailleurs et vous-même ;

« Traitement des données personnelles » signifie toute opération ou groupe d’opérations appliqué à vos données, quel que soit le support de service en ligne en question et le procédé utilisé.